Vamos "começar do início", explicando conceitualmente o que é o Plano de Contas e qual a sua importância dentro da empresa para a sua gestão financeira.
PLANO DE CONTAS
É a organização sob a forma de categorização de contas e subcontas que devem ser estruturadas dentro do sistema de gestão financeira de uma empresa, respeitando os princípios básicos da boa gestão contábil e/ou gerencial e financeira a fim de que a partir da sua utilização, o sistema passe a gerar informações financeiras e contábeis relevantes, fidedignas e estratégicas para a tomada de decisão da alta gestão da empresa.
Posto isso vamos aos fatos, existe um cenário oculto e perigoso nas empresas que simplesmente, em sua grande maioria, e para nossa preocupação extrema, não sabem desenhar o seu planos de contas (principalmente quando desconsideram e misturam custos e despesas no desenho dos seus respectivos planos de contas) e o impacto direto e imediato deste fato é justamente na formação de relatórios gerenciais que são gerados pelo sistema, principalmente a DRE GERENCIAL.
Existe uma ordem procedimental básica na área financeira de toda empresa em relação ao trato das informações financeiras que devem respeitar basicamente o seguinte caminho:
Bancos/Tesouraria > Documentos Comprovantes > Lançamento no Sistema > Plano de Contas > Informações Gerenciais.
CICLO OPERACIONAL DA PERFEITA GESTÃO FINANCEIRA
A partir deste caminho operacional surgem as informações que se tornarão relatórios que serão utilizados pelo corpo de gerentes, diretoria e sócios da organização. Ocorre que quando o plano de contas é mal desenhado, simplesmente toda e qualquer informação financeira e gerencial por ele gerada estará comprometida, pois fatalmente mostrará números a partir de bases incorretas e consequentemente os relatórios gerados conterão erros que podem ser imperceptíveis, dependendo da capacitação técnica do corpo funcional da área financeira, ou seja, a empresa fica a mercê de profissionais capazes de detectar os erros e/ou as inconsistências, e isso é um risco muito relevante para o negócio.
Validar o seu plano de contas é fundamental, não permita que um erro tão frugal, básico e tênue prejudique a qualidade das informações financeiras geradas pela empresa, bem como a tomada de decisão da alta gestão e por fim, os próprios resultados gerados pelo negócio, muitas vezes o problema nasce no início do processo, e perdemos muito tempo procurando-o em outros locais ou simplesmente sequer conseguindo identificá-lo, e o plano de contas para a gestão de uma empresa é algo fundamental, infelizmente os sistemas comercializados pelo mercado, em sua grande maioria não oferece um plano de contas pronto ao cliente, este por sua vez não se preocupa em montá-lo de forma correta (muitas vezes nem sabem disso) e por fim, os contadores que poderiam ser o fiel da balança deste problema, a partir do momento que poderiam e deveriam alertar aos seus clientes sobre este tema, muitas vezes não o fazem e acabam sendo parte do problema.
Posto esse contexto recomendo que observem com atenção e responsabilidade este tema e não hesitem em retificar, se necessário e redesenhar o seu plano de contas, acreditem, vocês estarão evitando grandes problemas para suas empresas e sua gestão. A seguir segue um modelo de plano de contas padrão – gerencial.